Waarom Exact Online koppelen aan je webshop?
Zonder koppeling werken je webshop en Exact Online als twee aparte systemen. Orders die binnenkomen via de webshop moeten handmatig worden ingevoerd in Exact. Klantdata staat dubbel. Voorraden worden pas bijgewerkt als iemand dat handmatig doet. Dat kost tijd, introduceert fouten en schaalt niet.
Orders automatisch in Exact
Een bestelling in je webshop verschijnt real-time als verkooporder in Exact Online. Geen handmatig overtypen meer.
Voorraden altijd actueel
Voorraadmutaties in Exact (of je magazijn) worden automatisch teruggezet naar de webshop. Klanten zien altijd de juiste beschikbaarheid.
Klantdata gesynchroniseerd
Nieuwe klanten in de webshop worden automatisch aangemaakt in Exact. Adreswijzigingen worden bidirectioneel gesynchroniseerd.
Facturen automatisch verzonden
Exact genereert facturen op basis van inkomende orders. Optioneel te koppelen aan een e-mailautomatisering voor automatische verzending.
Welke datastromen synchroniseer je?
Een Exact Online koppeling kan meerdere datastromen bevatten. Welke je koppelt hangt af van je bedrijfsproces. Hieronder de meest gevraagde stromen en hun typische synchronisatiefrequentie.
| Datastroom | Richting | Frequentie | Prioriteit |
|---|---|---|---|
| Orders | Webshop → Exact | Real-time (webhook) | Hoog |
| Voorraden | Exact → Webshop | Elk uur (cron) | Hoog |
| Klantdata | Bidirectioneel | Bij aanmaken/wijziging | Hoog |
| Productdata / prijzen | Exact → Webshop | Dagelijks of bij wijziging | Middel |
| Facturen | Exact → Webshop/portaal | Na aanmaken | Middel |
| Trackingdata | WMS → Webshop | Bij statuswijziging | Laag |
Hoe werkt de technische architectuur?
Een Exact Online koppeling wordt vrijwel altijd gebouwd als een middleware-laag: een zelfstandig stuk software dat als tussenpersoon fungeert tussen je webshop en Exact Online. Die middleware:
- Luistert naar webhooks van de webshop (nieuwe orders, klantwijzigingen)
- Vertaalt het webshop-dataformaat naar het Exact Online API-formaat
- Authenticeert via Exact OAuth 2.0 en maakt objecten aan (SalesOrders, Accounts, etc.)
- Logt alle transacties voor monitoring en foutopsporing
- Handelt fouten en retries af zonder dataverlies
- Voert geplande taken uit voor batchsynchronisaties (voorraden, prijzen)
Technische toelichting
Exact Online heeft een OAuth 2.0-beveiligde REST API. Voor webshops als BigCommerce werkt de koppeling via webhooks: een nieuwe order triggert een POST-request naar de middleware, die de order vertaalt naar het Exact Online-formaat en vervolgens via de Exact API een verkooporder aanmaakt. Voorraden worden teruggezet via een geplande taak (cron job) die elk uur de Exact stocklevels opvraagt en bijwerkt in de webshop.
Implementatie in 5 stappen
Een Exact Online koppeling wordt in vijf fasen geïmplementeerd, van requirements tot monitoring. De totale doorlooptijd is 3 tot 6 weken voor een standaard koppeling.
Requirements analyse
Welke datastromen, welke Exact-administratie, welke webshop-API en welke edge cases (deelbetalingen, backorders, B2B-kortingen)?
API-mapping
Exact veldnamen koppelen aan webshop-veldnamen. Beslissen hoe om te gaan met afwijkende veldstructuren (bijv. meerdere adressen, BTW-codes).
Middleware bouwen en testen
Ontwikkeling in een testomgeving met een Exact sandbox-account. Elke datastroom wordt apart getest met echte testdata.
Acceptatietest met opdrachtgever
Drie tot vijf testtransacties end-to-end doorlopen: van webshop-order tot Exact-verkooporder, van voorraadwijziging tot webshop-update.
Go-live en monitoring
Productie-deployment, monitoring-dashboard instellen, eerste week dagelijkse check van logs. Overdracht met documentatie.
De 5 meest voorkomende valkuilen
Een Exact Online koppeling gaat bijna altijd goed als je de valkuilen kent. Dit zijn de problemen die we het vaakst tegenkomen en hoe je ze voorkomt.
⚠ Exact-administratie is niet ingericht voor webshop-orders
Als de Exact-administratie niet is ingesteld met de juiste grootboekrekeningen, kostplaatsen of BTW-codes, falen orders bij import.
Oplossing: Voer een Exact-configuratiecheck uit vóór de koppeling, samen met de boekhouder.
⚠ Voorraadniveaus wijken af van realiteit
Als voorraadbeheer in Exact niet goed wordt bijgehouden, synchroniseer je foutieve data naar de webshop.
Oplossing: Exact is de bron van waarheid voor voorraden. Zorg dat dit klopt vóór de koppeling live gaat.
⚠ Geen foutafhandeling bij mislukte API-calls
Exact API geeft soms timeouts of rate limit-fouten. Zonder retry-logica gaan orders verloren.
Oplossing: Middleware altijd bouwen met retry-queue en logging. Elke mislukte transactie wordt opnieuw geprobeerd.
⚠ BTW-codes matchen niet
Webshop gebruikt eigen BTW-categorieën; Exact heeft specifieke BTW-codes. Verkeerde mapping leidt tot boekingsfouten.
Oplossing: BTW-mapping expliciet documenteren en testen met orders van verschillende productcategorieën.
⚠ Geen monitoring na go-live
De koppeling werkt bij go-live prima, maar na een Exact API-update of webshop-update werkt iets niet meer.
Oplossing: Opzetten van een eenvoudig monitoringdashboard dat foutmeldingen per e-mail verstuurt.
Kosten Exact Online webshop koppeling
De kosten voor een Exact Online koppeling hangen af van het aantal datastromen, de complexiteit van de orderflow en de kwaliteit van de beschikbare API aan de webshop-kant. DKDigital hanteert de volgende indicatieve prijzen:
| Variant | Kosten | Doorlooptijd |
|---|---|---|
| Basis (orders → Exact, 2-3 stromen) | €3.000 – €6.000 | 3–4 weken |
| Standaard (4–6 stromen, incl. voorraden) | €5.000 – €10.000 | 4–6 weken |
| Complex (B2B prijzen, meerdere administraties) | €8.000 – €18.000 | 6–10 weken |
Beheerkosten (monitoring, updates): €75–€150 per maand. Alle prijzen exclusief BTW.